Når vi leter etter slekt i databaser og ikke vet akkurat hvor og når noe har skjedd, legger vi gjerne inn få søkekriterier, og datamengden som kommer ut er stor. Da kan man i de tilfellene vi får treffene opp som tabell, bruke regneark til å sortere data. I dette tilfellet har vi brukt Microsoft Excel for å sortere mange treff i Digitalarkivet.

Vi lette etter John S. Johnsen. Han var sannsynligvis født 1857-1859 i Bergens-området, og utvandret i 1884. Disse opplysningene stammer fra amerikanske databaser.

Ved å søke på Emigranter, fra Bergen, jo* som fornavn, og utreisedato 1884* i Digitalarkivet, fikk vi tre sider med treff. Og disse var ikke sortert på fødselsår. Vi tok da å åpnet Excel. Så gikk vi tilbake til treffene i Digitalarkivet, og satte musepekeren i nederste høyre hjørne av tabellen. Vi markerte alt – til og med overskriftene på den første siden, kopierte dataene, og gikk tilbake til Excel. Der klikket vi i øverste venstre celle, og limte inn dataene. Vi gjentok prosessen for de to neste sidene med treff, men utelot overskriftene. Og vi klikket i cellen lengst til venstre rett under den listen vi akkurat hadde limt inn, for å lime inn neste del av lista.

Da dette var gjort markerte vi alt i regnearket. Det finnes en knapp med AZ og pil nedover. Ved siden av denne er det en svart pil nedover. Vi valgte derfra Egendefinert sortering, og sortering på kolonnen Fødselsår. Dermed hadde vi full oversikt over alle som var født i perioden 1857-1859.

Skjermbilde 2014-04-25 kl. 09.36.02

Skjermdump med resultat fra Digitalarkivet i Excel. Legg merke til sorterings-knappen som er markert med rød ramme øverst i bildet.